Cómo escribir un buen informe de seguridad

Los informes de seguridad pretenden ser un historial condensado de eventos que han sucedido durante un periodo de tiempo específico. Estos informes son para documentar un evento traumático que ha afectado a alguien o a algo. Debido a la seria naturaleza de estos incidentes, se necesita poner mucho cuidado en la investigación inicial, así como escribir un informe. Nunca puedes entrenar en exceso en lo que se refiere a escribir un buen informe de seguridad.

Nivel de dificultad:Fácil

Necesitarás

• Un formulario de informe de seguridad
• Un bolígrafo de tinta negra
• Un diccionario

Instrucciones

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   Obtiene un formulario de informe de seguridad, un bolígrafo de tinta negra y un diccionario. Es buena idea comenzar tu informe con un borrador, dado que los informes no son aceptados generalmente si tienen errores. Si hay unos pocos errores de gramática, puedes tachar palabras dibujando una sola línea a través de ellas. Nunca uses pintura blanca para cubrir errores.
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   Rellena con cuidado todos los recuadros de "información detallada" que se suelen encontrar en la parte superior de la página del informe. Contienen información como la fecha y la hora, el tipo de incidente, la localización del incidente, los nombres de las víctimas y de los testigos, la descripción de los sujetos, la propiedad robada o dañada y una indicación de qué servicios de emergencia fueron notificados. Si un recuadro no es relevante o no tienes la información apropiada, escribe "N/A" o "UNK" dentro.
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   Escribe tu resumen de eventos en la sección "narrativa". Asegúrate de que estás documentando totalmente el "quién, qué, cuándo, dónde, cómo y por qué". Escribe siempre tu informe con claridad y de forma objetiva, sólo con los datos que se presentan.
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   Evita usar palabras con carga emocional u opiniones. Sin embargo, puedes documentar difamaciones o amenazas hechas por individuos si es absolutamente necesario. Documenta todas las acciones pertinentes que han sido tomadas por tu equipo de seguridad, así como por otros individuos involucrados.
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   Termina el informe, estableciendo "fin del informe" como tu frase final, para que nadie más pueda alterar tu documentación. Asegúrate de firmar y de poner la fecha en la página para convertirla en un documento oficial.

Consejos y advertencias

• Este artículo ha sido escrito como si un oficial de seguridad real escribiera un informe de seguridad. Los mismos pasos básicos para escribir tu informe también pueden ser usados cuando se rellena un formulario generado por una computadora. La única diferencia sería que podrías revisar tu gramática usando la característica para tal fin que posee tu computadora.
• No sólo se puede usar tu informe en un tribunal legal, sino que tus notas de seguridad también pueden ser citadas. Si mantienes tus notas, asegúrate de que puedes leer fácilmente lo que escribiste y de que encaja con los hechos de tu informe. Si no escribes claramente los hechos como sucedieron, tú y tu compañía de seguridad podrían ser desacreditados fácilmente en el estrado de los testigos.