12 Consejos de Seguridad
12 Consejos de Seguridad
para tu Empresa
Si hay algo que
puede afectar severamente un negocio son los robos y actos delictivos a
los que lamentablemente se está expuesto en todo momento.
Muchos expertos en seguridad incluso han llegado a concluir que la mayor vulnerabilidad en la empresa esta justamente dentro de ella. Es muy alto el porcentaje de hurtos y estafas que se orquestan en lo interno y por tanto tu plan de negocios debería contemplar una estrategia de seguridad dentro del presupuesto ordinario de gastos.
El punto de partida para hablar de seguridad es convencer a la persona
más importante de la organización y es justamente el propietario,
gerente o directores. ¿Porqué? Por dos importantes razones:
- Precisamente porque el tema de la prevención es un tema bastante
intangible cuyos beneficios son difícilmente visibles a menos que
ocurra un acontecimiento.
- Porque los costos de seguridad pueden ser tan altos como el nivel de protección que se desea.
De allí que entonces debemos estar muy claros de la importancia de implementar medidas y estrategias de seguridad de bajo costo que protejan tu negocio sin exceder los límites de tu presupuesto.
El segundo aspecto importante es tener claro cuáles son las áreas que
debes proteger contra ataques y atentados y de acuerdo a los estudios,
los principales son:
- Seguridad Exterior
- Seguridad Interna
- Seguridad Informática
Desde luego, además de destinar cierto presupuesto a seguridad
(entre un 5% y un 20%), puedes observar una serie de medidas y hábitos
que te ayudarán a reducir la posibilidad de riesgos y ahorrarte miles de
dólares en sistemas de protección:
- Selecciona personal confiable. Optimiza tus procesos de selección y recursos humanos
para contratar personas solventes y que carezcan en los posible de
problemas financieros para reducir la posibilidad de tentaciones dentro
de tu organización. Los estudios socio-económicos son muy fiables y
ayudan especialmente cuando los contratos son para puestos donde tengan
que manejar dinero.
- Establece mecanismos de identificación. Provee a tus
empleados de gafetes con fotografía, códigos de identidad, claves y
usuarios personalizadas en los sistemas y en general cualquier mecanismo
que permita establecer en todo momento, quien es responsable de cada
cosa dentro de la empresa así como las horas de entrada y salida de cada
persona. Esto puede sonar engorroso pero es indispensable para poder
demandar responsabilidad en todo momento.
- Implementa mecanismos de auditoría. Una auditoría sencilla
pero efectiva consiste en verificar regularmente de forma aleatoria y
sorpresivamente que tu personal este cumpliendo ordenadamente con sus
responsabilidades. Consiste en solicitar que te muestren documentación
importante como recibos, facturas y cajas chicas totalmente cuadradas y
al día. Este control te permitirá detectar posibles acciones
sospechosas o anómalas y tomar medidas de prevención antes de que ocurra
un evento.
- Se muy celoso con la información. La información es uno de
los activos más importantes de tu compañía. No permitas que cualquiera
tenga acceso abierto a toda clase de datos como clientes, productos,
inventarios y precios. Y mucho menos información financiera y bancaria.
Se muy celoso y selectivo y permite que solamente unas pocas personas
de tu confianza puedan tener accesos.
- Utiliza mecanismos de control formales. Muchos negocios en
su afán de reducir costos utilizan mecanismos informales de contabilidad
que muchas veces están totalmente a discreción de empleados propiciando
la posibilidad de alterar los sistemas y reportar menos facturación de
la real. Una buena inversión que te ayudará a tener más control es
invertir en sistemas automatizados de control como cajas registradoras y
sistemas de software de inventarios y bodega.
- Entrena a tu personal contra eventos delictivos. Nunca está
de más pagar a una compañía de seguridad para entrenar a tu personal
sobre cómo actuar en casos de situaciones críticas o bien prevenir
posibles atentados como robos, secuestros y asaltos. Un empleado mejor capacitado puede hacer la diferencia en bien de reducir las pérdidas por esta clase de situaciones.
- Protege tus vehículos con sistemas satelitales. Uno de los
mejores mecanismos para reducir los atentados contra tus vehículos de
transporte de mercancía es instalando sistemas de localización
satelital. Estos no solamente son muy efectivos en el tema de
localización sino que también ayudan a que los delincuentes abandonen
antes de atentar contra tus vehículos. Los costos de estos sistemas no
son bajos pero si han tendido a ser cada vez más accesibles. Y
asegúrate que tenga un sticker muy visible que diga "Camión protegido
por sistema satelital".
- Invierta en seguridad Informática. La seguridad de los
sistemas es cada vez más importante ya que muchos fraudes pueden ser
perpetrados desde la red (interna o externamente). Asesorarse e
implementar ciertas acciones mínimas como la adquisición de un buen
firewall, antivirus o bien hábitos regulares de cambios de contraseñas y
sacar copias de respaldo reducirán las posibilidades de riesgo.
- Considere los sistemas automáticos de vigilancia. Si tu
presupuesto lo permite o las necesidades lo demandan, puedes instalar un
sistema de cámaras de vigilancia que te permitan monitorear tanto los
movimientos de los clientes dentro de tu tienda como las acciones de tus empleados dentro de la empresa.
Algunos sistemas pueden ser muy funcionales con una o dos cámaras e
incluso existen sistemas que te permiten el monitoreo remoto desde
Internet ya sea en tu casa o desde cualquier organización.
- Invierte en un seguro. Otra de las alternativas útiles
especialmente si tu negocio está ubicado en zonas de alto riesgo es la
adquisición de seguros. Los seguros pueden ser mucho menos costosos de
lo que puedes pensar y ser muy útiles al momento de la recuperación de
tus activos. Considera un seguro contra robos, incendios o destrucción
total o parcial de tu patrimonio.
- Refuerza la seguridad en tu local u oficina. Pensar
estratégicamente en protección significa determinar los posibles puntos
débiles por donde un delincuente podría intentar entrar a tus
instalaciones. En ese sentido, refuerza tus puertas principales y
ventanas con acceso a la calle con materiales más resistentes o
cerraduras más seguras.
- Instala luces automáticas infrarrojas. Las luces de
seguridad infrarrojas colocadas en pasillos, patios y oficinas pueden
ser muy útiles para alejar a los intrusos. Estos sistemas se pueden
conseguir incluso en el supermercado, son económicos y no te tomará mas
allá de unos 30 minutos la instalación.
Otras recomendaciones.
Esté siempre atento a comportamientos extraños de parte de sus empleados que puedan denotar actividad sospechosa como:
- Entradas y salidas fuera de horario.
- Documentos alterados
- Pequeños faltantes en caja (robos hormiga)
- Utilización de mochilas o bolsas al momento de entrar o salir de la empresa.
-
Acciones recomendadas en caso de ser víctima de un evento delictivo
Finalmente, si con todo usted o su negocio han sido víctimas de
robo, asalto o secuestro. O bien si usted detecta alguna actividad
fraudulenta dentro de su organización, observe siempre estas acciones:
- Mantenga la calma
- Informe de inmediato con la policía de su zona o localidad, ellos sabrán cómo proceder
- Evite defenderse o reaccionar violentamente contra asaltantes o ladrones
- Evite tocar objetos de su local si se presume presencia delincuencial
- Haga una denuncia formal de lo ocurrido
- Evalué la situación y refuerce sus medidas de seguridad en general
Desde luego, como menciono al inicio el límite en términos de seguridad solo lo define el presupuesto. La contratación de guardias de seguridad, patrullas de vigilancia, sistemas de traslado y resguardo de efectivo y otras medidas más sofisticadas y costosas son siempre buenas si tu capacidad de inversión y el tamaño de tu negocio lo permit
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